オホーツクの風

以前あるＨＰで紹介されていたものです。
なるほどな～と感心しましたので紹介します。

会議で「じゃあ、そういうことで……」と言ってないか？

議論がかみ合うためには、いま話されていることが、「意見なのか」「結論なのか」「ToDoなのか」「雑談なのか」を、参加者全員が意識しなければなりません。
全員が納得していると思って話題を変えると、参加者のある人は「決まった」と思い、別の人は「決まっていない」と思ってしまうことがあります。曖昧なままで話題を変えてはなりません。

「じゃあ、そういうことで……」などという決まり文句で、会議を終わらせていませんか？　

「そういうこと」とはどんなことなのでしょうか。
いい加減な議事進行をなくして、結論は一言一句その場で確認しましょう。

議事録の共同注視は、このためにとても有効なやり方です。
結論になった意見の先頭には、【結論】と書いて色付けしましょう。すると、書かれた文章の一言一句に、急に重みが増してくるので、「ちょっと待って。それはまだ結論は早いと思う」「いや、ぼくが言ったことはそういう意味ではなくて、その言葉の前に『次回展示会までに』という言葉を入れてほしい」などという発言が出てくるに違いありません。

【結論】　次回展示会までに製品パンフレットが1000部必要

議事録に、誰の意見なのかは、書いたほうがいいこともあるし、書かないほうがいいこともあります。これは会議の重みにもよりますが、一般の会議では発言者は曖昧なままでもかまいません。

しかし、ToDoに関しては別です。

誰がいつまでに担当するかが決まっていないToDoは、まず実行されないと考えてよいでしょう。
ToDoを決めるときには、「誰が」「いつまでに」「何を」の3つが絶対に必要なことを覚えておきましょう。
議事録には【ToDo】と先頭に書いて、担当者、期限も忘れずに記入してください。できれば、その作業を確認する確認者も書いておきましょう。

【ToDo】大阪支店からパンフレットを1000部取り寄せる。
担当者：田中、確認者：鈴木、期限：12/2

会議がもめる原因の1つとして、言葉の定義が曖昧なことが挙げられます。
組織の違いやバックグラウンドの文化によって、同じ言葉が違う意味を持つことがあります。言葉の意味をはっきり定義することは、面倒くさく遠回りのようにみえて、ミスコミュニケーションを防ぐ大事な過程です。
議論が迷走してきたら、議事録に【定義】と書いて、その後に言葉の定義を書いてみましょう。いかに参加者が違う意味として使ってきたかが分かり、その後の議論も円滑に進むことでしょう。

【定義】製品パンフレット：自社の13種類の製品を紹介した4種類のパンフレット一式

みなさんの中には、会議中にそんなに素早く結論を出したり引っ込めたりしたら混乱すると思う人がいるかもしれません。しっかり長い会議をして、一度決めたことは変えないほうがよいという人もいることでしょう。

しかし、状況は常に変化していくので、会議室で決まったことに縛られすぎていては、世の中の変化に対応できなくなってしまいます。
逆に変化する状況をいくら会議室で分析しても、世界を完全に読み切ることなどできません。まず行動し、そのフィードバックを元に議論をし、そして行動する。この短いサイクルを実践することが、変化の早い時代で生き残る方法です。変化を許容しなくてはならないのです。

「決定」は正当な手続きを経た組織全体の意思決定です。
それに対し、「結論」はその会議の中での合意事項にすぎず、そこまでの重みはありません。結論は、次のアクションを加速するための合意だと考えてください。会議ではたくさんの小さな結論を出していきましょう。

じゃあ、そういうことで……。